OPTIMALER EINKAUF & LAGERHALTUNG

Einkauf und Lagerhaltung sind zentrale Faktoren für ein erfolgreiches Unternehmen aus Handel und E-Commerce. Viele Unternehmen nutzen das Potenzial einer Optimierung Ihres Einkaufs- und Bestellverhaltens aber nicht: Sie binden unnötig wertvolles Kapital und verursachen zu hohe Lagerkosten.

Wir zeigen auf, wie Sie eine bessere Verfügbarkeit bei identischem Kapitaleinsatz realisieren können: Für Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen und bessere Produkt-Verfügbarkeit für Ihre Kunden.

Tipps von Experten zur Optimierung des Einkaufs- und Bestellverhaltens

  • mögliche Auswirkungen nicht optimierter Bestellplanung
  • Vorteile optimierter Bestellplanung
  • Kontrollzuwachs durch den Einsatz von Tools
  • Stärken und Einschränkungen der Bestellplanung

EINKAUF NACH ERFAHRUNG UND GEFÜHL

In vielen Unternehmen wird der Einkauf von Produkten und Waren nach Erfahrung und Gefühl getätigt. Ihre Erfahrung ist sicherlich viel wert und bildet den Grundstein Ihres Unternehmens: In den seltensten Fällen überschneidet sich Ihr Gefühl für die Beschaffung aber mit der Wirklichkeit des Kundenverhaltens. Oft werden zu geringe oder zu hohe Mengen nachbestellt, weil der eigentliche Bedarf nicht getroffen wird. Wertvolles Optimierungspotenzial bleibt auf der Strecke, das erst durch eine Analyse aller vorliegenden Daten sichtbar wird.

Nicht datenbasiertes Einkaufen bindet Ihr Kapital mittel- bis langfristig und erhöht dadurch das unternehmerische Risiko. Wenn durch die subjektive Lagerführung ein Über- oder Fehlbestand verursacht wird, überlastet dies die Lagerkapazität oder beeinträchtigt die Verfügbarkeit Ihrer Produkte im Shop.

MÖGLICHE AUSWIRKUNGEN NICHT-OPTIMIERTER BESTELLPLANUNG

  • Schlechte Verfügbarkeit von Artikeln: „Run out“
  • Umsatzverlust, evtl. dadurch auch Kundenverlust
  • Zu hohe Kapitalbindung
  • Kosten- und Platzverschwendung
  • Imageverlust und Frustration bei Kunden (schlechte Bewertungen)
  • Erhöhte Kosten (Express-Nachbestellung bei „Run out“)
  • Erhöhter Arbeitsaufwand in der Verwaltung
  • Synergieeffekte schwinden (z.B. Mindestbestellmengen oder Preisstaffelungen bei Lieferanten)
  • Höhere Produktpreise bei Nicht-Konsolidierung

DATENBASIERTER EINKAUF

Feste Bestellgrößen und unveränderte Mindestbestellmengen auf Basis früherer Erfahrungen und pauschaler Annahmen sparen Unternehmen vermeintlich Zeit, selten aber Geld. Der effi ziente Einsatz marktreifer Tools kann maßgeblich beim Einkauf unterstützen, weil uns die subjektive Wahrnehmung der Kaufgewohnheiten täuschen kann. Tools für die Bestellplanung und datenbasierter Einkauf bilden die Dynamik des Marktes deutlich besser ab. Sie unterstützen bei der Einkaufsentscheidung durch die Betrachtung verschiedener Zeiträume des Kundenverhaltens, geben Bestellvorschläge ab und sorgen so mittelfristig für bessere Bestellroutinen im Unternehmen: Das spart Zeit, Kosten und strafft Ihr Sortiment!

Ein Beispiel:
Mit 10.000 € können Sie 5 Artikel mit einer Reichweite von 6 Monaten oder 10 Artikel mit einer Reichweite von 2 Monaten bestellen. Wenn Sie Ihr Sicherheitsempfi nden (lange Bevorratung) und Zeitmanagement (weniger Nachbestellungen) überdenken und Ihr Lager buchstäblich freischaufeln, eröffnen sich neue Möglichkeiten. Mit der gleichen Liquiditätsbelastung können nun aber mehr Produkte beschafft werden und so die Verfügbarkeit erhöht und das Sortiment erweitert werden.

VORTEILE OPTIMIERTER BESTELLPLANUNG

  • Bildet das volatile Einkaufsverhalten besser ab
  • Optimiert Budgets: Sie kaufen mehr Ware für weniger Geld
  • Erschafft regelmäßige Automatismen
  • Strukturiert die eigenen Abläufe
  • Sortimentsstraffung, automatische Lagerbereinigung
  • Verringert Restposten (wichtig: besonders bei verderblicher Ware)

WELCHE FAKTOREN GILT ES ZU BETRACHTEN?

BAUSTEINE, DIE EIN TOOL FÜR SIE BERÜCKSICHTIGT (vereinfachte Darstellung eines Basismodells analytischer Berechnung von Bestellvorschlägen):

  • Lagermenge
  • Mindestbestand
  • Eiserne Reserve
  • Berechnete Bestellmenge
  • Meldemenge (Ergebnis aus Mindestbestand und eiserner Reserve)
  • Gängigkeit (Daten aus ERP)
  • Gewichtung von Zeiträumen (nivelliert Spitzen aus)
  • Lieferzeit der Lieferanten
  • Bestandsreichweite, Lagerreichweite und Kapitalbindung vs. Bestellzyklus
  • Algorithmen & KI: Verbesserung von Ergebnissen

Mögliche Ergänzungen sind Eigenschaften von klassischen Saisonwaren, Aktionswaren, aktuelle und historische Markt bedingungen sowie Analyse durch KI von tiefgreifenden Zusammenhängen.

KONTROLLZUWACHS STATT KONTROLLVERLUST

MENSCH -  AKTIONEN - FINANZEN
Tools für die Bestellplanung liefern Ihnen Vorschläge, nehmen Ihnen aber nicht Kontrolle und Entscheidungsfreiheit ab:

➡ Die menschliche Ratio: Der Bestellvorschlag errechnet 389 Stück für die Nachbestellung. Aufgrund logistischer Gründe wie Gebinde, Verpackungseinheiten oder Rabattierung bestellen Sie aber 400 Stück.

➡ Aufgrund eines durchgeführten Aktionsverkaufs oder einer geplanten Aktion erhalten Sie einen Bestellvorschlag auf Basis der Vergangenheit. Dies gilt es entsprechend bei der Bestellung zu berücksichtigen. Saisonware ist bei den Tools zur Bestellplanung bereits in der Messgröße Gängigkeit enthalten.

➡ Unabhängig vom unverbindlichen Vorschlag werden Sie wie gewohnt auf Basis der verfügbaren finanziellen Mittel über die Bestellung entscheiden. Die Tools ermöglichen Ihnen aber die maximale Ausnutzung der verfügbaren Liquidität. Ihr Kapital wird besser gewichtet und bewusster verteilt.

Auf Basis der Berechnungen und individueller Vergleiche entstehen Bestellvorschläge je Artikel. Nach Lieferanten gruppiert, werden Ihnen dann datenbasierte Empfehlungen angezeigt. Die tatsächliche (ggf. angepasste) Bestellung löst immer der/die Verantwortliche selbst aus!

TIPP: 1x pro Woche in Ihr Bestelltool schauen – entscheiden – bestellen.

FAZIT

Zeitgemäße und mächtige Shop- oder ERP-Systeme sind die beste Voraussetzung für Ihr Business. Sie enthalten alle notwendigen Informationen für einen datenbasierten Einkauf und machen eine umfangreiche, dynamische Analyse erst möglich.

Die Gesamtheit der komplexen Daten über alle Artikel zu jedem Zeitpunkt manuell zu erfassen, ist nahezu unmöglich, zumindest jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine Implementierung solcher Tools ist oft nicht schwer und das Geld in vielen Fällen auch wert.

STÄRKEN DER BESTELLPLANUNG

  • Geringe Implementierungskosten: Meist liegen historische Daten vor und müssen nur in das neue Tool übertragen werden.
  • Schnellere Reaktion auf sich verändernde Bedingungen
  • Eine sinnvolle Sortimentsstraffung ist möglich
  • Strukturen und Prozesse werden geschaffen
  • Besserer Einsatz von liquiden Mitteln

EINSCHRÄNKUNGEN DER BESTELLPLANUNG

  • Nicht für jede Branche oder Produktgruppe geeignet: Eine datenbasierte Bestellplanung benötigt Daten, die z.B. bei Produktneu heiten ohne Erfahrungswerte, IT-Produkte mit sehr kurzen Lebenszyklen oder extrem volatilen Verkäufen wie Feuerwerkskörper fehlen.
  • Für relevante Ergebnisse braucht es eine gewisse Lernzeit
  • Vertrauen in die Bestellvorschläge und der Umgang damit muss aufgebaut werden
  • Ggf. zusätzlicher Zeitfaktor für die Bereinigung
Nachhaltigkeit